Records management program of Edinburgh University

RECORDS MANAGEMENT 

PROGRAM

OR RMP

    สวัสดีค่ะทุกคน กลับมาพบกับเอินจังอีกแล้วนะคะ วันนี้มาในเรื่องของ Records management program (RMP) หรือเรียกว่า แผนงานจัดการเอกสาร ว่าแต่มันคืออะไรและสำคัญอย่างไรนั้น เราไปอ่านพร้อม ๆ กันเลยค่ะ !

ภาพจาก : https://trustincds.com/file-storage-healthcare-records/

    RECORDS MANAGEMENT PROGRAM หรือ RMP นั้นคือแผนงานจัดการเอกสาร คือ แผนงานหรือหน่วยงานที่มีหน้าที่รับผิดชอบทางด้านเอกสารทั้งที่สิ้นกระแสการใช้งานและยังไม่สิ้นกระแสการใช้งาน ในหน่วยงานของไทยนั้น เรียกหน้าที่นี้ว่าหน่วยงานบรรณสาร ที่มีลักษณะการทำงานใกล้เคียงกับแบบ RMP ที่กล่าวมาตั้งแต่ต้น โดยหน้าที่ของแผนงานจัดการเอกสารนั้นมีหน้าที่หลักคือ ออกแบบนโยบาย ขั้นตอนการทำงาน กำหนดในเรื่องหน้าที่และความรับผิดชอบต่าง ๆ ทั้งนี้ยังมีหน้าที่สร้าง ออกแบบระบบเฉพาะ เผยแพร่ขั้นตอนแนวทางการปฏิบัติ ไปจนถึงการบริหารระบบการจัดการเอกสารและในกระบวนการต่าง ๆ อีกด้วย สรุปเข้าใจอย่างง่าย ๆ นั่นก็คือ RMP นั้นมีหน้าที่จัดการระบบเอกสารทุกอย่างครอบคลุมแบบเป็นระบบขั้นตอน โดยหากองค์กรมีขนาดเล็ก หน้าที่ก็สามารถจัดการดูแลคนเดียวได้ แต่หากองค์กรมีขนาดที่ใหญ่ก็ต้องมีหน่วยงานเฉพาะและแบ่งหน้าที่กันอย่างเหมาะสม และนอกจาก RECORDS MANAGEMENT ที่เป็นชื่อเรียกแล้วนั้นยังมี City Archives และ Records Center อีกด้วยล่ะค่ะ ต่างองค์กรก็อาจมีการเลือกใช้ที่ต่างกัน ตามความเหมาะสม

       ยกตัวอย่างหน้าที่หลัก ๆ ที่ RMP ต้องดำเนิน เช่น (Shepherd & Yeo, 2003; Franks, 2013)

    1) กําหนดหน้าที่และกําหนดนโยบาย มาตรฐาน สําหรับการจัดการเอกสารทั่วทั้งองค์การ

    2) ออกแบบระบบจัดการเอกสารและนําไปสู่การปฏิบัติ

    3) สํารวจเอกสาร ประเมินคุณค่าเอกสาร กําหนดอายุจัดเก็บและทําลายเอกสาร

    4) ดําเนินงานสารบรรณ (จัดการเอกสารในระหว่างกระแสการใช้งาน, กึ่งกระแสการใช้งาน, สิ้นกระแสการใช้งาน)

    5) ดําเนินแผนงานการจัดการเอกสารสําคัญที่สุดขององค์การ

    6) ให้ความรู้และฝึกอบรมบุคลากรเกี่ยวกับการจัดการเอกสาร

    เป็นต้น

    และวันนี้เอินจะมายกตัวต่างการทำงาน Records Management Unit หรือหน่วยงาน RMU ของต่างประเทศให้ได้ลองอ่านกัน ซึ่งในวันนี้เอินได้เลือก "

The University of British Columbia"

 หรือรู้จักกันในชื่อ UBC มาแนะนำกันค่ะ

ภาพจาก : http://www.mladiinfo.eu/2016/08/17/study-university-british-columbia-scholarship/

    University of British Columbia (UBC) แห่งนี้เป็นมหาวิทยาลัยวิจัยสาธารณะที่มีวิทยาเขตในแวนคูเวอร์และคีโลว์นารัฐบริติชโคลัมเบีย UBC ก่อตั้งขึ้นในปี 1908 เป็นมหาวิทยาลัยที่เก่าแก่ที่สุดของบริติชโคลัมเบีย มหาวิทยาลัยติดอันดับหนึ่งในสามมหาวิทยาลัยชั้นนำ (อันดับ 3) ในแคนาดาเลยทีเดียว

   

    The records management ของที่ UBC นี้มีไว้เพื่อช่วยเหลือเจ้าหน้าที่และคณะอาจารย์ทุกคนในการปรับปรุงแนวทางปฏิบัติในการเก็บบันทึกเพื่อให้มั่นใจว่าบันทึกจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัยด้วยวิธีที่คุ้มค่าในขณะที่เป็นไปตามข้อกำหนดการปฏิบัติ ที่ UBC นั้นมีการจัดเก็บบันทึกข้อมูลทั้งในรูปแบบเอกสารกระดาษและสื่อดิจิทัล ทั้งนี้พวกเขาเก็บบันทึกข้อมูลอย่างปลอดภัยและส่วนตัว ปฏิบัติและรับผิดชอบดูแลข้อมูลตามหลักกฏหมาย ทางมหาวิทยาลัยนั้นดูแลและจัดหาเครื่องมือการสอนและจัดหาคำแนะนำต่าง ๆ เกี่ยวกับ life-cycle ตั้งแต่การสร้างไปจนถึงการทำลายทิ้ง ทั้งนี้ records management ของ UBC นั้นได้ทำงานกับหอจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยด้วย เพื่อจะได้นำเอกสารข้อมูลไปใช้ทางด้านประวัติศาสตร์ต่อไปนั่นเอง 

    โดยหน้าที่หลักของ UBC Records Management ได้แก่

    

    1) ควบคุมการสร้างเอกสาร ทั้งการเก็บรักษาและการจัดการ

    2) ปรับปรุงการเข้าถึงข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพอยู่เสมอ

    3) มีการประหยัดค่าใช้จ่าย ด้วยการใช้พื้นที่จัดเก็บในมหาวิทยาลัยมากกว่าพื้นที่สำนักงานราคาแพง

    4) เพิ่มความปลอดภัยและความเสี่ยงสูงสุดเพื่อมั่นใจว่าบันทึกของทุกคนนั้นได้รับการจัดเก็บอย่างเหมาะสม

    5) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบันทึกประจำวันทั้งหมดถูกทำลายอย่างสม่ำเสมอ และบันทึกที่เก็บถาวรจะถูกเก็บรักษาอย่างถาวร

    6) ตรวจสอบว่าบันทึกได้รับการจัดการรักษาเป็นความลับ

ภาพจาก : https://about.library.ubc.ca/2016/07/20/spotlight-on-rmo/

    ทั้งนี้ยังแนวทางปฏิบัติและมาตรฐานการจัดการบันทึกข้อมูลที่ดีเยี่ยม ได้แก่

    1) มาตรฐานการแปลงเป็นดิจิทัล

    2) แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดทางอีเมล

    3) การจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์

    4) ข้อตกลงการตั้งชื่อ E-records

    5) แนวทางการจัดเก็บบันทึกสำหรับคณะกรรมการมหาวิทยาลัยทุกคน

    6) การรักษาความปลอดภัยบันทึกการทำงานระยะไกล (แบบรีโมตคอนโทรล)

    7) ความปลอดภัยของเอกสารบันทึกรูปแบบกระดาษ

ภาพจาก : https://www.accessrecordsmanagement.co.uk/electronic-document-storage/

    เป็นอย่างไรบ้างคะ พอจะเข้าใจและรู้จัก RMP บ้างแล้วใช่ไหมคะ? ถือว่าเป็นอะไรที่น่าสนใจอย่างหนึ่งมาก ๆ เลย อีกทั้งยังเป็นการทำงานที่สำคัญในองค์กรต่าง ๆ ด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับสถานที่ที่ต้องใช้ข้อมูลหรือเอกสารมากมาย เอินประทับใจการจัดการการทำงานและการบริหารงานของที่นี่มาก ๆ เพราะมีระบบควบคุมและการทำงานที่ดี ทั้งนี้ยังช่วยดูแลรักษาข้อมูลต่าง ๆ ในมหาวิทยาลัยด้วยความปลอดภัยสูงสุดอีกด้วย สมกับเป็นมหาวิทยาลัยชั้นนำของแคนาดา ! สำหรับวันนี้ก็จบเพียงเท่านี้ ขอบคุณที่เข้ามาทำความรู้จักกับ Records Management ไปพร้อม ๆ กันนะคะ

อ้างอิง 

The University of British Columbia

 (ม.ป.ป). Records Management. สืบค้นเมื่อ 2 กุมภาพันธ์ 2564, จาก https://recordsmanagement.ubc.ca/