RECORDS MANAGER ชื่อนี้คืออาชีพอะไรกันนะ?

 

    สวัสดีค่ะทุก ๆ คน วันนี้ taksaphonwalker จะพาทุกคนมารู้จักกับอาชีพสายงานเอกสาร หรือที่เรียกว่า "นักจัดเอกสาร" นั่นเองค่ะ หลาย ๆ คนอาจจะยังไม่รู้จักอาชีพนี้สักเท่าไหร่ ทำอะไร เกี่ยวกับอะไร วันนี้เราจะไปรู้จักพร้อม ๆ กันเลยค่ะ

จาก https://www.macpas.com/employment-records-retention-guide-read-this-before-you-toss-that-file/

        Record Manager, Information Management หรือนักจัดเอกสารนั้นมีหน้าที่ดูแลจัดเก็บบันทึก จัดระเบียบ กำจัด บางครั้งรวมไปถึงการสร้างเอกสารขององค์กรที่ได้รับมา การจัดเอกสารนี้จะทำให้การทำงานนั้นสะดวกและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น รวมไปถึงพัฒนาความสามารถของอาชีพนี้อยู่เสมอ 

นักจัดเอกสารนั้นสำคัญต่อองค์กรมากแค่ไหนกัน?

    นักจัดเอกสารนั้นมีหน้าที่ให้จัดระเบียบ บำรุงรักษาและดูแลปกป้องฐานข้อมูลขององค์กร โดยเอกสารนั้นมีทั้งรูปแบบกระดาษ และรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ จุดมุ่งหมายของการทำเช่นนี้ก็เพราะเพื่อยามใช้งานนั้นจะได้มีประสิทธิภาพที่ดีและประประหยัดเวลากับผู้ที่ต้องใช้เอกสารภายในองค์กร ทั้งนี้ยังได้รับข้อมูลที่ถูกต้องและครบถ้วนตามต้องการ ดังนั้นถือว่าอาชีพนี้นั้นสำคัญกับการทำงานในองค์กรอย่างมากเลยทีเดียว เพราะนอกจากจะช่วยจัดระเบียบเอกสารสำคัญต่าง ๆ ขององค์กรแล้วยังช่วยให้การทำงานของพนักงานแผนกอื่นหรือผู้ที่ต้องการใช้เอกสารนั้นทำงานได้สะดวกและประหยัดเวลามากนั้น 

บทบาทนักจัดการเอกสารในยุคปัจจุบัน ?

        ทุกวันนี้แต่ละองค์กร แต่ละบริษัทนั้นมีข้อมูลเอกสารจำนวนมากมายมหาศาล และต้องมีการจัดเก็บที่ดีและเป็นความลับต่อภายนอก ซึ่งหากไม่มีตำแหน่งงานนี้ การทำงานหรือการจัดเตรียมเอกสารอาจจะเป็นไปด้วยความยากลำบาก ทั้งนี้ชื่ออาชีพนี้ยังไม่เป็นที่นิยมเท่าไรนัก ด้วยความที่เป็นอาชีพที่ท้าทาย ต้องมีหลายหลายทักษะ และในประเทศไทยเองยังไม่ได้ให้ความสำคัญเท่าไรนัก ทำให้อาจไม่ได้ค่าตอบแทนได้มากเท่ากับต่างประเทศที่มีสายงานนี้อย่างจริงจัง โดยถือว่าปัจจุบันนี้อาชีพนี้เป็นตัวแปรสำคัญอย่างมาก ทั้งมีการพัฒนาการจัดการทำงานให้ง่ายยิ่งขึ้น ด้วยเทคโนโลยีที่ก้าวไกล แต่กระนั้นก็ต้องให้ความสำคัญกับงานอย่างมาก เพราะเป็นงานที่ต้องมีสมาธิ ซื่อตรง และเชี่ยวชาญเฉพาะด้านอย่างมาก ในเว็บไซต์รับสมัครงานต่างประเทศนั้นจะเห็นได้ชัดว่ามีการรับสมัครสายงานนี้มากมาย หรือเรียกได้ว่าแทบทุกองค์กรที่ต้องการผู้ที่จะมาดูแลเอกสาร มีทั้งแบบพาทไทม์และฟูลไทม์ และค่าตอบแทนที่สูง แต่ค่าตอบแทนนี้ก็ต้องแลกกับความสามารถที่สูงด้วยเช่นกัน

จาก https://corodata.com/long-live-the-records-manager

        โดยสิ่งที่ต้องทำหลัก ๆ ของหน้าที่นี้คือ

            - จัดเก็บเอกสารต่าง ๆ โดยปฏิบัติอย่างซื่อตรง 

            - รักษาประสิทธิภาพในการทำงาน 

            - ระบุจุดประสงค์ในการใช้งานเอกสาร เช่น ประวัติศาาตร์ วิจัย

            - การเข้าถึงเอกสารนั้นต้องเข้าถึงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

     

จาก https://corodata.com/records-managers-get-coworker-buyin

        ผู้ที่สนใจทำอาชีพนี้นั้น จะต้องมีคุณสมบัติในด้าน

            - มีทักษะในการสื่อสารและมนุษยสัมพันธ์ที่ดี เข้ากับผู้คนได้ง่าย

            - มีความสามารถในการคาดการณ์ ความต้องการที่อาจเปลี่ยนแปลงในการใช้ข้อมูล

            - มีการวิจัยที่ดี

            - มุ่งมั่น ทะเยอทะยานในการพัฒนาวิชาชีพ

            - มีความอยากรู้อยากเห็นและศึกษาเพื่อดูรายละเอียด

            - มีความรู้เกี่ยวกับซอฟต์แวร์เฉพาะอุตสาหกรรม

            - มีทักษะในการเจรจาต่อรองที่ดี

            - มีความรู้เกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎหมายในปัจจุบันเกี่ยวกับการปกป้องข้อมูลและเสรีภาพในข้อมูล

    ถึงตรงนี้แล้ว อาชีพนักจัดเอกสารนั้นอาจฟังดูเป็นอาชีพที่อยากและท้าทายสำหรับหลาย ๆ คน แต่อาชีพนี้ก็ได้ค่าตอบแทนสมกับความสามารถ โดยค่าตอบแทนนั้นมากถึง 15$  หรือเกือบ 450 บาทไทยต่อชั่วโมง ไปจนถึง 130,000+ บาท ต่อเดือนเลยทีเดียว 

    เป็นอย่างไรบ้างคะ? อาชีพนักจัดเอกสารถือเป็นหนึ่งในอาชีพที่น่าสนใจมาก ๆ ในยุคนี้เลยใช่ไหมล่ะคะ แต่การทำงานสายนี้ก็ต้องทุ่มความมุ่งมั่น ทะเยอทะยานกับมันมาก ๆ เลย หากทุกคนกำลังสนใจหรือมองหาอาชีพที่น่าลอง น่าสนใจ และยังไม่เป็นที่สนใจเท่าไรนัก ที่สำคัญค่าตอบแทนสูง สามารถลองศึกษาอาชีพ Records Manager ดูได้นะคะ เผื่อว่านั่นจะเป็นทางที่ใช่สำหรับคุณนะ ! 

อ้างอิง

        วิศปัตย์ ชัยช่วย. (2564).  บทที่2 การจัดการเอกสารและวิชาชีพนักจัดการเอกสาร. สืบค้นเมื่อวันที่ 19 มกราคม 2564.

        Records Manager. สืบค้นเมื่อวันที่ 19 มกราคม 2564 จาก https://jooble.org/

       Gradireland. (มปป.) Records Manager. สืบค้นเมื่อวันที่ 19 มกราคม 2564 จาก https://gradireland.com/careers-advice/job-descriptions/records-manager